悠然自得 - 2008-3-18 17:24:00
法律文件档案管理实施细则
目 录
第一章 总 则
第一节 制定依据、目的
第二节 任务、范围、原则
第二章 分 则
第三节 法律文件种类
第四节 法律文件档案建立与管理
第五节 法律文件档案使用登记
第六节 法律文件档案使用限制
第七节 法律文件档案汇总
第三章 附 则
第八节 管理责任
第九节 生效与修订
第一章 总则
第一节 制定依据、目的
第一条 规范公司法律文件编制、发文、使用、建档、汇总统一管理，依据公司规章制度、法律部工作规则制定本细则。
第二节 任务、范围、原则
第二条 本细则任务是有效确保法律文件长期留存且可供必要查阅，法律部门应建立法律文件建档机制。并有助与其规章制度的有机衔接。
第三条 本细则范围是规范及保障公司范围内一切因公所需而编制、使用、建档、汇总、存档（封存）、销毁的行为活动正常有序进行。
第四条 本细则遵循原则是法律文件规范使用原则（使用原则）、借阅及归还登记原则（登记原则）、法律文件归档造册及汇总原则（统筹原则）、法律文件统一封存及销毁原则（封销原则）。
第二章 分则
第三节 法律文件档案种类
第五条 法律文件种类是指由公司职能部门编制并实施的规范性法律文件、非规范性法律文件、法律文件对外具有效力、法律文件对内具有效力等其它具有法律意义及效力文件的统称。
第六条 法律文件包括公司内部及外部使用并由各职能部门编制的具有约束力、规范性、强制性具有法律性质的业务文件，涉及法律诉讼、非诉讼、以公司名义对外签订的所有协议。
前款所规定的法律文件使用、借用、归还、登记等依照本细则执行。
第四节 法律文件档案建立与管理
第七条 凡属于本细则所规定的法律文件的档案建立与管理依照本节执行，属于非法律文件档案建立与管理可参照本节执行。
第八条 法律文件档案建立应依照下列标准执行
（一）法律文件档案使用统一标准配备封面，封面应载明档案建立时间、档案文件名称、档案来源、档案级别（包括Ⅰ非密、Ⅱ保密Ⅲ机密、Ⅳ绝密）、查阅权限（Ⅰ部分阅览、Ⅱ全部阅览、Ⅲ限制借阅、Ⅳ部分复制、Ⅴ限制复制、Ⅵ部分摘抄、Ⅶ限制摘抄）；
（二）法律文件档案内容由检索目录、正文及附页组成，其中检索目录载明序号、页面内容、页面对应页码、页面内容查阅权限；
（三）法律文件档案正文内容统一使用打印字体，杜绝手写字迹、页面污点、折叠等；
（四）法律文件档案按照内容、名称、承办人或负责人、时间顺序，分门别类地进行档案建立，档案建立时，要求把文件的函件（包括通知、批复、答复）、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
第九条 下列法律文件于使用完毕或不再继续使用之日起三至七日内完成档案建立：
（一）涉及诉讼法律文件至庭审终结；
（二）涉及非诉讼法律文件至文件使用完毕或需附随其它非法律文件一并完成时归档；
（三）其它法律文件符合与非法律文件分离归档至使用完毕或必须归档之时归档。
第十条 凡属于本细则规定范围内应当建立档案的法律文件，其持有法律文件的职能部门必须按照规定及时将法律文件转移或转交至法律文件档案管理部门及时归档，任何个人不得据为己有或延迟移交。
不属于法律文件档案归档范围的，严禁擅自归档造册。
第十一条 公司各职能部门必须按照规定，定期向法律文件档案管理部门移交。非法律文件且属于档案范围内的，有规定的从其规定，未规定的可参照本细则执行。
第十二条 涉及保密级别以上（含）档案的管理，密级的变更及解密，必须严格依照本细则规定办理。
不符合变更或解密的涉密档案严禁擅自变更或解密涉密档案的属性。
第十三条 评估档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由法律文件档案管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
第十四条 符合下列标准的法律文件档案经批准方可查阅：
（一）符合档案查阅条件未设定查阅限制的法律文件档案；
（二）被查阅法律文件档案内容未涉及密级及查阅档案申请人未有档案查阅不良记录
（三）法律文件档案管理部门认为需要符合其它档案查阅条件。
第十五条 符合下列标准的法律文件档案经批准方可摘抄：
（一）符合档案摘抄条件未设定摘抄限制的法律文件档案；
（二）被摘抄法律文件档案内容未涉及密级及摘抄档案申请人未有档案查阅、摘抄不良记录；
（三）法律文件档案管理部门认为需要符合其它档案摘抄条件。
第十六条 符合下列标准的法律文件档案经批准方可复制：
（一）符合档案复制条件未设定复制限制的法律文件档案；
（二）被复制法律文件档案内容未涉及密级及复制档案申请人未有档案查阅、摘抄、复制不良记录；
（三）法律文件档案管理部门认为需要符合其它档案复制条件。
第十七条 符合下列标准的法律文件档案经批准方可限期借阅：
（一）符合档案借阅条件且被借阅内容未设定禁止借阅页面；
（二）借阅档案申请人未有档案查阅不良记录及借阅档案申请人未有档案查阅、摘抄、复制、借阅不良记录；
（三）法律文件档案管理部门认为需要符合其它借阅条件。
第十八条 法律文件档案管理部门定期向公司汇总建议销毁的档案名录，经公司批准同意由档案管理部门统一销毁。
涉密级别档案销毁未经公司批准、许可任何个人或部门不得擅自销毁。经公司批准销毁档案的，由公司特别许可的公务人员执行且销毁档案场所经公司统一指定，特别许可的公务人员不得擅自改变销毁场所。
第十九条 法律文件档案摘抄、复制、借阅等统一使用书面申请许可备案制，任何职能部门负责人及其职员均需依照本细则规定向法律文件档案管理部门申报。
未依照本细则规定及条件申报的，法律文件档案管理部门不得擅自向其许可法律文件档案使用权限包括摘抄、复制等。
第二十条 法律文件档案管理部门对申报及许可申报内容实施备案登记造册。
法律文件档案申报许可备案制实施细则、法律文件档案级别范围细则由法律文件档案管理部门制定。
第五节 法律文件档案使用登记
第二十一条 法律文件档案使用登记遵循登记造册原则，凡公司在职职员依照本细则申报经许可的，凭许可文件前往法律文件档案管理部门进行使用法律文件档案。
非公司职员对法律文件档案使用的，提供法律文件档案使用的具有法律效力的证明材料，经法律文件档案管理部门审查且符合本细则的，可安排场所并提供法律档案使用，但仅限查阅。国家权利机关及行政机关（包括司法行政机关、人民法院、人民检察院、依照其它法律法规、行政法规授权并具有执法权限的机关单位）提出查阅、摘抄、复制等要求的，需提供执行公务证、介绍信、执法公函，对摘抄、复制涉密及其重大具有商业价值的法律文件档案因严格限制。
第二十二条 公司职员申报许可法律文件档案使用的，法律文件档案管理部门应登记以下事项：
（一）法律文件档案使用申报许可人基本信息，包括姓名、工号、所属部门等；
（二）申报许可事项包括申报许可事项、事由等；
（三）法律文件档案使用状况包括内容（包括具体页码、内容摘要）、地点、时间等；
（四）法律文件档案使用终结备案信息包括法律文件档案内容完整、及记载使用过程中的其它事项。
第二十三条 非公司职员申报许可法律文件档案使用的，法律文件档案管理部门应登记以下事项：
（一）法律文件档案使用申请人基本信息；
（二）法律文件档案使用事项（包括查阅、摘抄、复制、借阅）及事实理由；
（三）法律文件档案使用状况；
（四）法律文件档案备案信息。
第六节 法律文件档案使用限制
第二十四条 依照本细则向法律文件档案管理部门申报许可使用法律文件档案的公司各职能部门及职员，因在使用法律文件档案周期范围内，未依照申报许可方式使用的，该申报人及所属职能部门在三十日内不在享有申报资格。强制限制解除后该申报人恢复申报资格。但因情节重大或严重，强制限制可延长。
第二十五条 法律文件档案中记载涉及价格、交易主要信息、交易当事人身份资料属于重大涉密级档案，限制申报许可使用。
但法律文件档案管理部门认为需采取限制申报许可的其它档案事项。
第七节 法律文件档案汇总
第二十六条 法律文件档案管理部门每季度最后五日内编制法律文件档案汇总。于次季度一日至五日递交汇总。
第二十七条 编制法律文件档案汇总应当包含下列事项：
（一）法律文件档案类别；
（二）法律文件档案涉密级别；
（三）法律文件档案建档时间；
（四）其它汇总事项。
第八节 管理责任
第二十八条 涉及法律文件而在建立档案前负有移交义务的职能部门延迟移交的，又未提前三日内向法律文件档案管理部门提交书面申请的。由负有移交义务职能部门承担全部责任。
第二十九条 负移交义务的职能部门未依照本细则规定事项移交，导致法律文件档案收集不完整的，由移交部门承担责任。但法律文件档案管理无须移交的除外。
任何职能部门及其职员有义务提供及协助法律文件档案管理部门实施档案管理工作。
第九节 生效与修订
本细则自发布之日起生效，法律文件档案管理部门负责对细则解释、修订、执行，依照本细则履行职责的行为，受公司管理层监督。